CIO por primera vez - por donde empiezo!

El Escenario

La propuesta: Usted a sido elegido para ser el flamante CIO de esta importante empresa internacional. Se le pide que sea el líder estratégico de toda la corporación, que sea innovador y que resuelva los problemas enraizados del área de TI de la empresa.

La decisión: usted lo piensa, sabe que es una gran oportunidad para escalar profesionalmente, la paga es muy superior que la de su actual puesto de Jefe de Sistemas en la compañía para que labora. Además sabe que por fin podrá aplicar sus conocimientos gerenciales a cabalidad en un puesto de este calibre y tendrá un presupuesto suficiente para poder proponer los proyectos necesarios. Así es que usted acepta.

El reto: Sin embargo, sabe que será una responsabilidad mucho mayor, más horas de trabajo, más dolores de cabeza: deberá lidiar con 100 personas a su cargo.

El problema

Este es el escenario que se presenta en la mente de todos aquellos profesionales de sistemas con experiencia y background que logran el gran salto al mundo gerencial

Sin embargo, muchas veces, a pesar de que se tiene el conocimiento y habilidades para llevar el cargo, surge cierta preocupación y estrés inicial al preguntarse: “Que encontraré en mi nueva empresa?”, “Que problemas encontraré en el área de ti?”, “Que expectativa y objetivos tendrá la empresa?”, “¿Por donde podré empezar?”, etc.

Que hacer

Todas estas preguntas resultan muchas veces abrumadoras para los nuevos CIOs. Lo importante el mantener la calma, organizar un plan inicial y empezar a ejecutarlo.

Para realizar dicho plan inicial, le proponga 7 pasos con los cuales podrá ponerse en marcha en las laboras de su nuevo puesto:

1. Conozca los objetivos y estrategias corporativas y tecnológicas

En su primer día, lo que debe hacer es reunirse con su jefe inmediato (muchas veces el General General y en otras el Gerente Administrativo). En esta reunión usted debe lograr entender cual es la misión actual de la empresa, cual es su visión corporativa y cual es su visión tecnológica.

No se sorprenda de que su empresa no tenga una visión de TI, es muy común; de ser así pregunte y averigüe cuales son las expectativas concretas que esperan del departamento de TI.

2. Entérese de la situación inicial:

Luego, reúnase con su equipo del área de TI y encuentre cual es la situación del departamento. Pregúnteles sobre las actividades que se realizan día a día, sobre los sistemas y aplicaciones que tienen y sobre la arquitectura de integración de dichos sistemas. El objetivo es que usted tenga un entendimiento general de las tecnologías y sistemas que la empresa utiliza desde la perspectiva del propio departamento de TI.

Es posible que la información que reciba este algo sesgaza para minimizar los problemas y sobredimensionar los logros ya que recuerde que estos comentarios provendrán de los propios encargados de crear y mantener la infraestructura informática.

3. Comunique su modalidad de trabajo:

Al presentarse o dirigirse por primera vez a su equipo de TI, defina claramente con ellos cual es su expectativa de rendimiento que espera de cada uno de ellos. Defina también cual es un modo de trabajo, las reglas y directivas que aplicará para gestionar cada uno de los aspectos y actividades del departamento de TI.

Como recomendación, puedo recomendar algunas pocas directivas como las siguientes:

a. Establezca reuniones diarias o inter-diarias (según sea la necesidad y situación del departamento) de media hora cada uno, de preferencias al inicio del día laboral, en las cuales se informará del progreso de las actividades, los problemas por resolver y se actualizarán (de ser necesario) las prioridades
b. Fomente un ambiente participativo, donde todas las ideas sean bienvenidas y la mejora continua sea la filosofía del departamento
c. Concientice a su equipo como responsables y pilares fundamentales para fomentar el uso de la infraestructura y directivas de su uso a lo largo de la organización.

4. Conozca las perspectivas y expectativas de cada departamento:

Una vez que usted cuente con la visión estratégica holística, las expectativas y los lineamiento generales de cómo funciona y que posee el departamento de TI, lo que debe hacer a continuación es ampliar y corroborar dicha visión entrevistándose con uno de los encargados de cada departamento de la compañía a la que TI atiende (esto es casi siempre: todos los departamentos).

De estas entrevistas lo que usted debe obtener una visión detallada de los problemas de cada área, sus necesidades, sus prioridades, acciones recomendadas y las expectativas que se tienen. Para ello se puede ensayan las siguientes preguntas:

a. ¿Que problemas percibe en respecto a como el área de sistemas los atiende?
b. ¿Cuales de esos problemas son prioritarios?
c. ¿Que acciones creen que se deberían tomar?
d. ¿Que otras necesidades de TI requiere?
e. ¿Cuales son sus expectativas respecto al departamento de TI?

5. Verificación in-situ

Una vez que tenga toda esta información recopilada, y antes de empezar el análisis de dicha información, haga una pequeña gira por las diversas áreas y compruebe usted mismo los problemas que se le mencionaron. Muchas veces cuando usted ve el proceso por si mismo, podrá descubrir elementos a considerar que de otra manera no pudiera.

Esta técnica es muy usada por las empresas japonesas como parte de su filosofía de mejora continua y eficacia operativa. Haga esta gira en su primera semana como CIO. Y desde luego: continúe dicha práctica posteriormente con una frecuencia que le permita estar al tanto de posibles problemas y cambios a realizar.


Armando el plan

Luego de haber recopilado toda esta información, su siguiente paso es analizar dicha información, su equipo de TI puede colaborar en esta tarea. Al analizar esta información debe centrarse y elaborar un plan de Gestión Tecnológico Corporativo basado en 4 dimensiones de TI. Serán estas 4 dimensiones sobre los cuales se establecerán los objetivos, estrategias, métricas y actividades:

1. Dimensión de hardware: Tiene que ver con todo lo relacionado a los equipos de cómputo, accesorios y dispositivos adicionales
2. Dimensión de software: Referente a los sistemas y aplicativos que posee y/o necesita la organización
3. Dimensión de capacitación: Referente al nivel de conocimientos de los empleados respecto de la infraestructura tecnológica de la empresa
4. Dimensión de información: Tiene que ver con el nivel de información necesario para que cada uno de los empleados realice sus actividades de manera eficaz

Una vez establecidas estas dimensiones, elabore el plan de TI:

1. Defina o redefina la visión y objetivos tecnológica de la organización

Deberá definir claramente cuales son los objetivos tecnológicos de su empresa respecto a las siguiente dimensiones de TI.
a. Objetivos de hardware: Defina los objetivos respecto a los tipos de hardware requeridos por cada usuario, la capacidad de procesamiento y almacenamiento de dichos equipos, requerimientos adicionales de hardware, equipos que requieren actualización, posibilidad de estandarización de equipos, etc.
b. Objetivos de software: En este punto, defina hacia donde apunta la empresa respecto al software empresarial que manejará: nivel de integración necesario de los sistemas de la organización, posibilidades de adquisiciones de sistemas ERP, desarrollos propios, etc.
c. Objetivos de capacitación: Identifique aquí los niveles deseados de conocimiento del personal de las características tecnológicos de la empresa, sus aplicativos, y sus procedimientos.
d. Objetivos de información: En este punto, se debe establecer las metas de seguridad de la información y de granularidad de dicha información

2. Defina la situación problemática actual de cada área de la organización y defina sus prioridades

Basado en las 4 dimensiones de TI antes mencionadas, se deben establecer la problemática que se presenta en cada área de la empresa para cada una de dichas dimensiones. Es posible que pueda encontrar un panorama problemático en todas las dimensiones, pero no se desanime: es su trabajo principal como nuevo CIO, re-orientar el departamento de TI para que pueda resolver eficientemente dichos problemas.

Un problema común que se tiene es la enorme lista de requerimientos de cambios o mejoras a los distintos aplicativos con los que cuenta la compañía. Muchos de ellos prioritarios y que por la falta de recursos no son atendidos con la prontitud debida. Deberá tener mucho tino, iniciativa, creatividad y muchas veces habilidades de negociación, para poder resolver dicha situación.

Otro problema común que usted podrá encontrar, es un no muy actualizado inventario de hardware, con lo cual deberá realizar un registro completo de las características de los equipos de cómputo, que servirá de base para la posterior propuesta de mejora y gestión.

3. Basado en las necesidades tecnológicas de los clientes de TI de la organización, defina los perfiles de usuarios

Una vez identificados los objetivos para cada dimensión de TI y haber identificado y priorizado la problemática en cada una de ellas a lo largo de la organización, es hora de que usted defina los perfiles de usuarios de TI dentro de la compañía. Esto es importante puesto que le dará el punto de partida para establecer estrategias para cada uno de las dimensiones de TI según cada perfil de usuario de TI.

Luego de definir los perfiles de usuarios de TI de la compañía, deberá usted ahora establecer las estrategias centrales para cada una de estas dimensiones de TI.

4. Defina la estrategia de seguridad de la información

Es aquí donde usted establece las necesidades de seguridad de cada tipo de información basado en los 3 elementos principales de la seguridad de la información: Confidencialidad, Disponibilidad e integridad

Además deberá establecer un plan de recuperación de datos en caso de desastre o pérdida. Esto determina que mecanismos de backups usar, que tan a menudo se realizan los backups, que información se protegerá, cuales son los pasos a seguir en caso de desastre o pérdida, etc.

5. Defina la estrategia de hardware

Usted determinará como parte de la estrategia de hardware los requerimientos de hardware necesario aun no disponible, las capacidades de almacenamiento, los niveles de redundancia de datos, el nivel de estandarización de hardware requerido en la compañía, así como los dispositivos anexos necesarios, tales como: impresoras, scanner, entre otros. Deberá describir como piensa lograr con dichos requerimiento, en que tiempo y con que costo.

6. Defina la estrategia de software

Debe además describir que tipo de software es el más adecuado para cada tipo de usuario de TI dentro y fuera de la organización, cuales son las deficiencias de software, como se piensa mejorar dichos aplicativos, con que tiempo, recursos y costo. Además, puede también proponer diversas opciones de integración de todos los aplicativos bajo un solo sistema ERP, para lo cual deberá contrastar cada una de la opciones que presenta y presentar su recomendación de entre todas ellas.

7. Defina la estrategia de capacitación

Debe también establecer un plan de entrenamiento personalizado para cada tipo de usuario TI de la empresa. Este entrenamiento debe estar dirigido a capacitar a los distintos usuarios en el uso de la infraestructura informática de la compañía, así como comunicar las directrices y políticas que pudieran nacer como parte del plan central de Gestión de TI.

8. Defina la estrategia para los procesos del área de TI

Deberá a su vez, lograr la estandarización de los procesos de soporte a clientes, gestión de requerimientos y desarrollo de software, los cuales deberán quedar debidamente documentados para su posterior uso y consulta.

Si las directrices son nuevas, comuníquelas a su equipo constantemente, imprímalas y decore el área de TI con ellas, así su equipo siempre las tendrá a la vista y siempre las recodará.


9. Establezca métricas para cada una de las estrategias

Finalmente, usted deberá establecer metas concretas para cada uno de los proceso del área de TI. Estas metas deberán se cuantificables para que así su ejecución y rendimiento puedan ser medidos con facilidad y determinar el grado de alineamiento de la empresa a estas estrategias a la vez de determinar la efectividad del plan de gestión de TI.

Idealmente, estos métricas podría ser gestionadas por un sistema de Balanced Scorecard, pero esto no es requisito indispensable. Aún si un sistema de cuadro de mandos (Balanced Scorecard), usted debe poder fácilmente realizar las mediciones constantes, sus visitas a los distintos departamentos de la organización y con el constante monitoreo de cada uno de los procesos.


Filosofía continua

Una ves que tenga el plan terminado, dele una segunda revisión y posteriormente valide dicho plan con los representantes de cada área de la compañía. Así usted podrá posteriormente presentar un plan que realmente represente los intereses de todos los involucrados, con lo que usted logrará un alto nivel de apoyo y compromiso de todos ellos.

Incluso, en la propia ejecución de dicho plan de gestión de TI, usted debe seguir supervisando cada aspecto del mismo para poder detectar cualquier mal funcionamiento y poder tomar las acciones correctivas y de mejora que sean pertinentes.


Conclusión

Pasar de un puesto funcional de primera línea a ser Gerente de Sistemas o CIO es un salto grande en la carrera de todo profesional de sistemas. Lo que debe hacer en resumidas cuentas es involucrarse realmente con sus nuevas funciones, conocer su entorno, no solo el de su departamento sino el de toda la organización. Recuerde que un CIO, por las mismas funciones que desempeña, tiene la capacidad de afectar a toda la organización para bien o para mal.

Por ello, tómelo con calma, no se desespere si no sabe por donde empezar, conozca su equipo y su entorno primero, escúcheles y atienda sus necesidades, haga un plan que incluyan la opinión de todos y que resuelva las principales situaciones problemáticas, defina objetivos y metas medibles, logre el compromiso de la alta gerencia y ejecute el plan. Es allí donde realmente empezará su verdadero trabajo: supervise, verifique y haga los ajustes correctivos necesarios para cumplir con las métricas establecidas, y sobre todo: tenga la filosofía de la mejora continua. Buena suerte!